✨ Fiche d'Aide à la Décision

FAD

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DOCUMENT D’ANALYSE FONCTIONNEL

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FUNCTIONAL ANALYSIS DOCUMENT

Processus Achat

Microsoft Business Central

• 1. ANAL

Sommaire

1. Introduction 3

2. Vue d‘ensemble 4

3. Planification 5

4. Traitement d‘une livraison directe 6

5. Saisie d’une demande de prix 7

6. Saisie d’une commande cadre 8

7. Saisie d’une commande d‘achat 10

8. Saisie d’un retour d’une commande achat 12

9. Rapports achat 13

10. Historique achat 14

11. Annexe 1 : Liste d‘écarts 16

1. Introduction

Ce document liste l’analyse fonctionnel sur les processus métier du client concernant le domaine des achats. Les principaux objectifs de l’analyse fonctionnel sont :

• Visiter les sites clients comme les usines, entrepôts et/ou bureaux
• Conduire des ateliers orientés processus.
• Ne pas rentrer en profondeur sur les fonctionnalités de l’ERP ni faire de démonstrations
• Comprendre la façon de travailler actuelle, les points faibles et les attentes globales et futures
• Identifier les écarts critiques et les interfaces qui peuvent avoir un impact sur le projet
• Identifier les volumes des référentiels et données transactionnelles
• Confirmer le périmètre fonctionnel, technique, géographique et organisationnel du projet
• Identifier un jeu de donnée nécessaire pour l’ERP pour mieux préparer les ateliers de démonstration.

Ce document a été préparé sur la base d‘atelier(s) réalisés avec les membres de l'équipe de projet suivants :

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Liste de diffusion

1. Vue d‘ensemble
   1. Schéma d’ensemble des processus achat

Les processus standards ERP qui font partie des ateliers d’analyse sur les achats sont :

3 Planification

3.1. Contexte et Hypothèses

**Contexte et Hypothèses**

Le contexte général du processus d'achat du client est basé sur l'utilisation de l'atelier de conception CATIA pour créer des fichiers BOM (Bill of Material) en format HTML. Ces fichiers sont ensuite importés dans le système ERP pour créer automatiquement les articles en fonction de chaque pièce, avec son numéro, son nom, sa matière, etc.

Les hypothèses retenues sont :

* Les fichiers BOM en format HTML sont générés à partir de l'atelier de conception CATIA.
* Les fichiers BOM contiennent les informations nécessaires pour créer les articles dans le système ERP.
* Les articles créés dans le système ERP sont liés aux pièces et sous-ensembles définis dans le fichier BOM.
* Les informations présentes dans le fichier BOM, telles que le numéro de pièce, le nom, la matière, etc., sont utilisées pour créer les articles dans le système ERP.
* Les fichiers BOM peuvent être importés dans le système ERP pour créer les articles et les sous-ensembles.

Les difficultés rencontrées sont :

* La nécessité de valider les processus internes pour identifier les besoins et les informations pertinentes à inclure dans le fichier BOM.
* La possibilité de changer les processus actuels pour améliorer l'efficacité et la cohérence des données.
* La nécessité de créer des fichiers HTML différents pour chaque cas de figure et de les analyser pour s'assurer de leur cohérence.

Les attentes vis-à-vis du projet sont :

* L'amélioration de l'efficacité et de la cohérence des données dans le système ERP.
* La création d'un processus d'importation des fichiers BOM en format HTML pour créer les articles et les sous-ensembles.
* La validation des processus internes pour identifier les besoins et les informations pertinentes à inclure dans le fichier BOM.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

3.2. Schéma des processus ERP : Planification 1.0

3.3. Principales règles de gestion

**3.3. Principales règles de gestion**

* La planification des achats est basée sur la création de fichiers HTML à partir de la BOM (Bill of Material) générée par l'atelier CATIA.
* Les fichiers HTML contiennent les informations suivantes :
+ Nomenclature (matière)
+ Numéro de pièce
+ Sous-ensembles et pièces
+ Arborescence des sous-ensembles
* Les fichiers HTML sont importés dans le système, ce qui crée automatiquement les articles en fonction de chaque pièce, avec son numéro, son nom, sa matière, etc.
* Les articles créés sont liés à un projet spécifique.
* Les informations suivantes ne sont pas exportées dans le fichier HTML :
+ Gestion de documentaire (fichiers de partage)
+ Plans d'assemblage (PDF) associés aux sous-ensembles
* Les plans d'assemblage (PDF) sont actuellement téléchargés dans l'article de la pièce concernée, mais cela peut potentiellement changer.
* Il est nécessaire de faire des points en interne pour valider les process et identifier les besoins pour améliorer la gestion des achats.
* Les fichiers HTML devront être analysés pour s'assurer qu'ils sont cohérents et qu'il n'y a pas de pièces exceptionnelles.
* Les informations pertinentes pour l'achat, telles que l'identification de la pièce, seront analysées pour déterminer ce qui doit être refait ou amélioré.

3.4. Documents et statistiques

**Documents et statistiques**

* La planification de la production est basée sur les fichiers HTML générés à partir de l'atelier CATIA.
* Les fichiers HTML contiennent les informations suivantes :
+ La liste des composants avec leur numéro, nom, matière, etc.
+ La structure de l'assemblage avec les sous-ensembles et les pièces.
* Lors de l'importation du fichier HTML dans l'ERP, le système crée automatiquement les articles en fonction des pièces et des sous-ensembles.
* Les informations suivantes sont présentes dans les fichiers HTML mais ne sont pas exportées :
+ Le code STD.
+ La gestion des documents (fichiers de partage).
* Il est nécessaire de faire des points en interne pour identifier les besoins et valider les processus avant de procéder à l'importation des fichiers HTML.
* Il faudra également analyser les fichiers HTML pour s'assurer qu'ils sont cohérents et qu'il n'y a pas de pièces exceptionnelles.
* L'importation des fichiers HTML créera les pièces, les éléments et les sous-ensembles dans l'ERP.

**Informations manquantes** :

* Les processus de validation des fichiers HTML et des pièces créées dans l'ERP.
* Les règles de codification des pièces et des sous-ensembles.
* Les informations sur la gestion des documents (fichiers de partage) et leur lien avec les pièces.

3.5. Volume des données

**Volume des données**

Lors de l'importation de fichiers HTML générés par l'atelier CATIA, le système créé automatiquement des articles en fonction de chaque pièce, avec son numéro, son nom, sa matière, etc. Les champs renseignés dans l'album sont également pris en compte.

Les informations présentes dans les fichiers HTML incluent :

* La nomenclature (matière)
* Les sous-ensembles (FWD, B01, B02, etc.)
* Les pièces associées à chaque sous-ensemble
* Le numéro du top Sembly (ALM DES 5620001)

Cependant, certaines informations ne sont pas exportées dans les fichiers HTML, notamment :

* Les plans d'assemblage associés à chaque pièce
* Les PDF associés aux plans d'assemblage

Il est recommandé de faire un point en interne pour identifier les besoins et valider les processus avant de procéder à l'importation des fichiers HTML. Il faudra également analyser comment on fait l'importation pour s'assurer de la cohérence des données.

Il est également important de noter que le système n'est pas dans les normes des ERP traditionnels, ce qui peut poser des problèmes lors de l'importation des données. Il faudra donc prendre en compte ces différences lors de l'analyse et de la validation des processus.

3.6. Écarts critiques et interfaces

**Écarts critiques et interfaces**

* **Écarts critiques** :
+ Le système actuel ne respecte pas les normes ERP traditionnelles.
+ Les informations présentes dans le fichier HTML ne sont pas toutes exportées, notamment les pièces et les sous-ensembles.
+ Les plans d'assemblage ne sont pas associés aux numéros de pièce.
+ Les fichiers PDF de partage ne sont pas téléchargeables dans l'ERP.
+ Les processus internes ne sont pas validés pour l'importation des fichiers HTML.
* **Interfaces nécessaires** :
+ L'interface entre le système cible et les autres applications, services ou départements impactés.
+ L'interface pour télécharger les plans PDF dans l'ERP.
+ L'interface pour importer les fichiers HTML dans l'ERP.
+ L'interface pour valider les processus internes pour l'importation des fichiers HTML.
* **Informations manquantes** :
+ Les détails des processus internes pour valider les écarts critiques.
+ Les informations sur les interfaces nécessaires pour les autres applications, services ou départements impactés.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

4 Traitement d‘une livraison directe

4.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

4.2. Schéma des processus ERP : Traitement d’une livraison directe 2.0

4.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

4.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

4.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

4.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

1. Saisie d’une demande de prix

5.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

• 1. Schéma des processus ERP : Demande de prix 3.0

5.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

5.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

5.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

5.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

6 Saisie d’une commande cadre

6.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

6,2, Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande cadre 4.0

6.3. Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

6.4. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

6.5. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

6.6. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

6.7. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

7 Saisie d’une commande d‘achat

7.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

7.2 Schéma des processus ERP : Saisie d’une commande d’achat

7.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

7.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

7.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

7.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse (après la phase d'Analyse fonctionnel).

8 Saisie d’un retour d’une commande achat

8.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

8.2. Schéma des processus ERP : Saisie d’un retour d’une commande achat 6.0

8.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

8.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

8.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

8.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

9 Rapports achat

9.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

9.2 Schéma des processus ERP : Rapport achat 8.0

9.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

9.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

9.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

9.6. Ecarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

10 Historique achat

10.1. Contexte et Hypothèses

Décrire la situation actuelle, les points critiques et les attentes client sur ce processus.

Les hypothèses qui peuvent avoir un impact sur le projet doivent être indiquées.

10.2 Schéma des processus ERP : Historique achat 9.0

10.3. Principales règles de gestion

Décrire les principales règles du client et comment l’ERP peut y répondre.

10.4. Documents et statistiques

Décrire les documents de l’ERP qui doivent être imprimés durant ce processus ainsi que les états et statistiques métiers attendus.

10.5. Volume des données

Indiquer les volumes des données référentielles ainsi que le nombre de documents par période (jour, semaine, mois ou années).

10.6. Écarts critiques et interfaces

Indiquer les écarts critiques et interfaces identifiés durant ces ateliers d’analyse.

Ces écarts et interfaces doivent être initialisés dans la liste des écarts délivrée qui doit être finie à la fin de la phase d’Analyse.

11 Annexe 1 : Liste d‘écarts

11.1. Liste d’écarts

La liste d’écart doit être initialisée et finalisée à la fin de la phase d’analyse.

Indiquer l’URL où la liste des écarts sera stockée (SharePoint / Teams / DevOps / Autre).